Как прошивать дела




Как прошивать дела

Во многих организациях существуют строгие требования к систематизации документов и созданию архивов. Необходимо обеспечить сохранность дел и изолировать их от посторонних взглядов. Любой делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это кропотливо и чрезвычайно аккуратно.

Вам понадобится

- Должностная инструкция
- Канцелярское шило или переплетный станок
- Шпагат или прочная нить
- Прошивочная игла
- Канцелярский клей
- Белая бумага
- Ножницы
- Линейка
- Ручка
- Печать (при необходимости сургуч)

Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как прошивать дела" Как оформить личное дело на работника Как оформлять личное дело для архива Как оформить увольнение директора компании

Инструкция

1

Прошивать дела нужно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по общим принципам. Сначала вам нужно пронумеровать каждый документ по порядку. Не забудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.

2

Начните шить дело так, чтобы листы потом можно было свободно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками должны быть не меньше трех сантиметров. Удобно использовать специальный настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его помощью сформировать нужные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.

3

Используйте для шнурования документов специальную прошивочную иглу, а также банковский шпагат или же прочные капроновые нити. В крайнем случае, можно в несколько раз сложить обычные нитки. Обычно документы прошивают два раза подряд, чтобы листы надежнее крепились. Это особенно важно, если дело готовится к вечному архиву.

4

Оставьте свободные концы у нити или шпагата около 6 см. Их нужно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и крепко завязать узлом.

5

Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) или же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру необходимо вырезать из плотной бумаги белого цвета.

6

Поставьте печать таким образом, чтобы она частично зашла на бумажную наклейку, а одним краем - на последний лист сшитого дела. Можно также залить это место сургучом.

7

Дождитесь полного высыхания клея. Потом непосредственно под поставленной печатью укажите количество подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом необходимо поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия верна».

8

Переплетите дело, предназначенное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.

Как просто
В рубриках: Офисная жизнь

Другие новости по теме:

Как оформить личное дело
Как оформить личное дело
Личное дело представляет собой совокупность документов, которые содержат сведения о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в обязательном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Однако
Как оформить дела при сдаче в архив
Как оформить дела при сдаче в архив
В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров. Вам понадобится - папка; -
Как сформировать личное дело
Как сформировать личное дело
В кадровых службах организаций, предприятий хранится большое количество документов: приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, переводах, награждении, дополнительных денежных выплатах, увольнении и другие. Важность сохранения таких документов обусловлена необходимостью учета документов
Как оформить кадровые документы
Как оформить кадровые документы
Во всех организациях существуют кадровые документы. Они заключаются для того, чтобы регулировать трудовые отношения с работниками. Любая ревизия начинается с проверки этой документации, именно поэтому очень важно правильно ее оформлять. Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как оформить кадровые
Как оформить личное дело на работника
Как оформить личное дело на работника
Личное дело сотрудника - это информация, которая отражают все стадии отношений работника и организации. Оно формируется (ведется и оформляется) кадровым органом или специальным уполномоченным должностным лицом. Оформлять личное дело необходимо в соответствии с действующими правилами ведения
Как написать личное дело
Как написать личное дело
Ведение личных дел сотрудников является обязанностью кадровой службы организации. Формирование и ведение личного дела работника осуществляется после подписания приказа о его приеме на работу. Вам понадобится - документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании); -
Как прошивать телефоны motorola
Как прошивать телефоны motorola
Перепрошивка телефона заключается в замене или обновлении его системной программы – программы, под управлением которой работает сам телефон. Эта процедура может понадобиться по разным причинам, например, в новых версиях программного обеспечения часто появляются новые функции, расширяющие
Как сшить документы для архива
Как сшить документы для архива
Правильное хранение документов – важный элемент делопроизводства. Прежде чем отправить бумаги в архив, их надо прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел. Вам понадобится - шило; - игла; - суровая нить; - клей. Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как сшить
Как оформить обложку дела
Как оформить обложку дела
Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование обязательно только в отношении государственных служащих. Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают
Как оформлять личное дело для архива
Как оформлять личное дело для архива
Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки. Вам понадобится - папки;