Как прошивать дела




Как прошивать дела

Во многих организациях существуют строгие требования к систематизации документов и созданию архивов. Необходимо обеспечить сохранность дел и изолировать их от посторонних взглядов. Любой делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это кропотливо и чрезвычайно аккуратно.

Вам понадобится

- Должностная инструкция
- Канцелярское шило или переплетный станок
- Шпагат или прочная нить
- Прошивочная игла
- Канцелярский клей
- Белая бумага
- Ножницы
- Линейка
- Ручка
- Печать (при необходимости сургуч)

Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как прошивать дела" Как оформить личное дело на работника Как оформлять личное дело для архива Как оформить увольнение директора компании

Инструкция

1

Прошивать дела нужно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по общим принципам. Сначала вам нужно пронумеровать каждый документ по порядку. Не забудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.

2

Начните шить дело так, чтобы листы потом можно было свободно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками должны быть не меньше трех сантиметров. Удобно использовать специальный настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его помощью сформировать нужные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.

3

Используйте для шнурования документов специальную прошивочную иглу, а также банковский шпагат или же прочные капроновые нити. В крайнем случае, можно в несколько раз сложить обычные нитки. Обычно документы прошивают два раза подряд, чтобы листы надежнее крепились. Это особенно важно, если дело готовится к вечному архиву.

4

Оставьте свободные концы у нити или шпагата около 6 см. Их нужно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и крепко завязать узлом.

5

Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) или же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру необходимо вырезать из плотной бумаги белого цвета.

6

Поставьте печать таким образом, чтобы она частично зашла на бумажную наклейку, а одним краем - на последний лист сшитого дела. Можно также залить это место сургучом.

7

Дождитесь полного высыхания клея. Потом непосредственно под поставленной печатью укажите количество подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом необходимо поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия верна».

8

Переплетите дело, предназначенное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.

Как просто
В рубриках: Офисная жизнь

Другие новости по теме:

Как оформить личное дело
Как оформить личное дело
Личное дело представляет собой совокупность документов, которые содержат сведения о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в обязательном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Однако
Как оформить дела при сдаче в архив
Как оформить дела при сдаче в архив
В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров. Вам понадобится - папка; -
Как сшивать документы для налоговой
Как сшивать документы для налоговой
Казалось бы, сшивать документы совсем не сложно, но нередко неправильно подшитые документы возвращаются, и приходится переделывать всю работу заново. Перед тем как сшивать документы для налоговой, нужно ознакомиться с основными требованиями и правилами документооборота. Вам понадобится - нитка; -
Как сшивать папки
Как сшивать папки
Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного или длительного хранения, необходимо систематизировать ее и сшить папки с мягким или твердым переплетом. В каждом конкретном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, так как строгих
Как передать документы в архив
Как передать документы в архив
Передача любых документов в архив регулируется Федеральным законом № 125-Ф3 «Об архивном деле в РФ». Документы необходимо подготовить, описать, подшить и пронумеровать. Сделать это нужно в течение 12 месяцев со дня закрытия дела. Вам понадобится - папка; - скоросшиватель; - простой карандаш; -
Как прошить документы
Как прошить документы
Обычно документы прошиваются для удобства их последующего архивного хранения. По сути, прошивка документов является одним из наиболее распространенных и простых способов систематизации любых печатных документов с целью уменьшения их объёма и упорядочения их последовательности. Кроме того,
Как сшить документы для архива
Как сшить документы для архива
Правильное хранение документов – важный элемент делопроизводства. Прежде чем отправить бумаги в архив, их надо прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел. Вам понадобится - шило; - игла; - суровая нить; - клей. Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как сшить
Как сшивать документы нитками
Как сшивать документы нитками
Документы очень важно сшивать правильно. Это своего рода защита, так как подменить сшитые вручную, пронумерованные и завизированные печатью листы практически невозможно. Также прочность сшивания помогает при хранении или перемещении документов, в этом случае бумаги не теряются. Вам понадобится
Как сшить документы
Как сшить документы
Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы, отправленные на тендер или в архив, не
Как сшивать бухгалтерские документы
Как сшивать бухгалтерские документы
Первичные бухгалтерские документы организации являются источником подтверждения правильности исчисления налогов, платежей сотрудникам и других финансовых расчетов. От правильности их хранения в архивах зависит скорость получения информации при надобности. Вам понадобится - иголка; - нитки; -